Inleiding: De PRINCE2 Foundation Training Manual

Uit PRINCE2 wiki Nederlands
Ga naar: navigatie, zoeken

Dit artikel is ook beschikbaar in Engels, Frans, Pools, Portugees, Italiaans, Russisch.

Het officiële PRINCE2 handboek voor de Projectmanager is getiteld “Managing Successful Projects with PRINCE2”; dit is een zeer goed naslagwerk. Het handboek is geschreven voor:

  • Ervaren Projectmanagers die PRINCE2 willen leren.
  • Projectmanagers die een uitgebreid naslagwerk over PRINCE2 willen hebben.

Dit PRINCE2 Foundation Trainingshandboek is verschillend van het officiële PRINCE2 handboek omwille van volgende redenen:

  • De focus ligt op de Foundation examen syllabus.
  • Het is eerder een praktisch handboek dan een uitgebreid naslagwerk.
  • PRINCE2 termen worden uitgelegd met voorbeelden, wat ze gemakkelijk begrijpbaar maken.
  • Het handboek is vlot geschreven zodat het gemakkelijk te begrijpen is na een eerste keer lezen.
  • We hebben veel voorbeelden van managementdocumenten voorzien.
  • Er werd een projecttijdlijn opgenomen om beter te begrijpen hoe een project wordt opgedeeld.
  • De vragen op het einde van elk hoofdstuk zorgen ervoor dat men gemakkelijk kan testen of het hoofdstuk volledig gekend is.
  • Beschikbaar in pdf-formaat (gemakkelijk om specifieke informatie op te zoeken).

Samenvattend, als u PRINCE2 wilt leren en zich wilt voorbereiden op het PRINCE2 Foundation examen, gebruik dan deze PRINCE2 Foundation Trainingshandboek. Als u een goed naslagwerk wilt, gebruik dan het officiële PRINCE2 handboek “Managing Successful Projects with PRINCE2”.

Wat zijn projecten?

Projecten worden gezien als een manier om verandering te introduceren, bijgevolg zijn ze uniek. Twee identieke projecten kunnen nooit voorkomen. Misschien denken sommige lezers dat in hun bedrijf eenzelfde project zich wel degelijk herhaalt. Nu, als deze projecten exact hetzelfde zijn, dan wordt ernaar verwezen als processen. Processen die zich op hun beurt blijven herhalen, worden gezien als “business as usual” of bedrijfsvoering (operations).

Laat ons beginnen met een algemene definitie. Volgende definitie komt van Wikipedia:

Een project is een unieke serie van acties om een uniek doel te bereiken met specifieke tijds en kosten beperkingen. Het is een goede definitie omdat ze zeer concreet is en gemakkelijk verstaanbaar. De definitie gebruikt elementen als “serie van acties”, “uniek doel” en “tijds- en kostenbeperkingen”.

Een andere definitie luid als volgt:

Een project is een tijdelijke inspanning, ondernomen om een uniek product of service te creëren. Dit klinkt misschien alsof het uit Star Trek is geplukt, maar het is een definitie van “The Project Management Body of Knowledge” (PMBoK®).

Laat ons nu bekijken hoe PRINCE2 een project definieert, dit is een quote uit het officiële handboek:

“Een project is een tijdelijke organisatie, opgezet om één of meerdere business producten op te leveren op basis van een overeengekomen Business Case.

U zal deze definitie misschien niet helemaal begrepen hebben omdat u eerst wat meer over PRINCE2 moet weten. Het zou duidelijk moeten worden nadat ik heb uitgelegd wat met “tijdelijke organisatie” (temporary organization) en “Business Case” wordt bedoeld. Het woord organisatie verwijst naar een projectteam, de personen betrokken bij het project en hoe ze zich onderling verhouden. Elk project kent een start en een einde, het is dus tijdelijk. Merk op dat projecten die geen einde hebben processen of “business as usual” worden genoemd, ze zijn dus per definitie geen projecten (vb. maintenance van softwareapplicaties).

Een Business Case is één van de documenten die binnen een PRINCE2-project bestaan. Het bevat informatie als de reden van het project, de toegevoegde waarde, de kosten, tijdsinformatie en ROI-berekeningen (Return On Investment).

Waarom een projectmanagementmethode?

Projectmanagement gaat over plannen, delegeren, monitoren en controleren van een project; met andere woorden, de administratie van een project. De rol van de Projectmanager is het bereiken van de projectdoelen binnen de vooropgestelde doestellingen van tijd, kost, kwaliteit, scope, toegevoegde waarde en risico’s. Laat ons eens kijken naar typische zaken die kunnen fout gaan in een project.

  • Voorbeeldproject: een nieuw huis
  • Achtergrondinformatie
    • Verschillende onderaannemers worden aangezocht om tal van gespecialiseerde werken uit te voeren (verwarming, elektriciteit, installatie, etc…).
    • Het is vanzelfsprekend dat deze onderaannemers moeten worden gemanaged.
  • Scenario 1:
    • Een week voordat de loodgieter moet beginnen, blijkt dat hij pas een een maand later zal kunnen starten
  • Resultaat van dit scenario
    • De planning van een groot deel van de werken wordt in de war gestuurd.
    • Het zal moeilijk zijn om de planning van de andere aannemers te verschuiven.
    • U zal waarschijnlijk nog een deel van de kosten van de loodgieter moeten betalen (huidige contractuele voorwaarden).
  • Scenario 2:
    • Bij de installatie van de nieuwe ramen wordt duidelijk dat de opening in de muur te klein is.
  • Resultaat van dit scenario
    • Dit heeft invloed op de rest van het project. Een groot deel van het geplande werk zit niet meer op schema.

Het is duidelijk dat er iemand nodig is (i.e. een Projectmanager) die het werk plant en monitort, die omgaat met risico’s, die problemen kan aanpakken wanneer deze zich voordoen, die mogelijke kostenreducties kan identificeren, etc.

Enkele andere valkuilen voor projecten zijn:

  • Onvoldoende productvereisten bij de start, resulterend in de ontwikkeling van verkeerde producten.
  • Gebrek aan communicatie kan leiden tot een ‘donkere wolk’ over het project.
  • Slechte inschattingen van tijd en kosten kunnen ertoe leiden dat het project de vooropgestelde targets niet haalt.

Ik hoop dat het voorgaande het belang van een goede projectmanagementmethode heeft duidelijk gemaakt.


Vijf karakteristieken van een project

Projecten hebben een aantal karakteristieken die ze onderscheidt van business as usual’ of wederkerende processen.

  • Verandering: Projecten brengen veranderingen teweeg.
  • Voorbeeld: Een nieuwe sales website verandert de manier waarop klanten aankopen doen.
  • Tijdelijk: Er moet steeds een duidelijke start en einde zijn aan een project. Het project moet eindigen wanneer de vereiste producten gecreëerd zijn. Doorlopend onderhoud van een product na het project wordt niet als deel van het project beschouwd.
  • Cross-Functioneel: Een project betrekt mensen van verschillende departementen en anciënniteit die samenwerken gedurende een bepaalde tijdspanne.
  • Uniek: Elk project is uniek omdat projecten steeds verschillen. Voorbeeld: het bouwen van een 4de huis bouwen kan verschillend zijn op volgende manieren. De locatie is niet hetzelfde, het ontwerp kan lichtelijk anders zijn, er zijn verschillende eigenaars, de eigenaars willen kleine aanpassingen.
  • Onzekerheid: Omdat (ten minste) delen van een project steeds uniek zijn, is er onzekerheid: men is nooit 100% zeker hoe deze delen zullen verlopen. We hernemen voorgaand voorbeeld. Sommige eigenaars zullen steeds hun voorkeur wijzigen; sommige aanpassingen kunnen niet tijdig klaar zijn; het kan vriezen, etc.

Dit zijn de 5 karakteristieken van een project.

Wat is PRINCE2?

PRINCE2 is een algemene methode voor Projectmanagement. PRINCE2 kan worden gebruikt voor elk soort project, van een project dat 1 à 2 dagen duurt, zoals het tv-programma “The Apprentice” (een populair tv-programma in de VS en het VK) tot de overname van een bedrijf of zelfs het bouwen van bijvoorbeeld het hoofdstadion voor de Olympische Spelen van 2012 in Londen. PRINCE2 onderscheidt de ‘managementlaag’ van het werk om de producten te realiseren waartoe het project is opgezet (specialisme). Dit betekent dat dezelfde ‘managementlaag’ kan worden gebruikt voor verschillende typen projecten. Het verwijst naar de organisatie van het project zoals: de Stuurgroep, de Projectmanager en teams. Voorgaande zal duidelijker worden wanneer we het procesmodel bespreken. Een PRINCE2-project moet steeds voldoen aan 7 principes. Deze zullen worden besproken en uitgelegd in volgend hoofdstuk. De 7 principes zijn:

(Opm.: Het is geen probleem als u op dit moment nog niet begrijpt waar ze voor staan.)

  1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
  2. Leren uit ervaringen
  3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
  4. Managen per fase
  5. Managen bij uitzondering
  6. Productgerichte aanpak
  7. Aanpassen aan de projectomgeving


Zes variabelen / zes prestatiedoelstellingen

De zes variabelen / prestatiedoelstellingen zijn: tijdsschema, kosten, kwaliteit, scope, toegevoegde waarde, risico. Men kan zeggen dat dit de zes prestatie-indicatoren zijn van een project die moeten worden gemanaged gedurende een project.

Een eenvoudige manier om deze variabelen te onthouden, zijn de woorden TeCQuila SoBeR waarin tequila gespeld wordt met TECQ. Dit geeft dan in het Engels timescales, cost, quality, scope, benefits, risk. Of men kan het geheugensteuntje “BC QRST” gebruiken.

Hieronder een voorbeeld van een Projectmanager-dashboard. Het heeft een wijzerplaat voor elk van de zes prestatiedoelstellingen en de Projectmanager kan ze gemakkelijk monitoren gedurende het project.

NL Ch1 1.png

Variabele Description
Tijdsschema De vraag die men zich moet stellen voor het tijdsschema is: “Wanneer zal het project klaar zijn?”
Kosten Projecten moeten voldoende ROI leveren, vandaar moet men zich de vraag stellen: “Zijn de kosten onder controle?” en “Blijven de kosten binnen het budget?”.
Kwaliteit Zal het product bruikbaar zijn op het einde van het project (met andere woorden, voldoet het aan zijn gebruiksvereiste) en voldoen ze aan hun vooropgestelde kwaliteitseisen?
Scope Is de scope goed gedefinieerd en duidelijk voor alle stakeholders? De projectmanager moet waakzaam zijn scope creep (bereik uitbreiding) te vermijden. Dit betekent dat nieuwe vereiste gedurende het project worden toegevoegd.
Toegevoegde waarde Waarom doen we dit project en wat zijn de voordelen/ benefits? Deze moeten gekend, duidelijk en meetbaar zijn. De voordelen moeten door het project gerealiseerd worden.
Risicio Alle projecten zijn uniek en brengen daarom risico mee. Hoeveel risico kunnen we nemen en hoeveel risico kunnen we managen? Voorbeeld, in een project dat erin bestaat een huis te bouwen: wat gebeurt er als een onderaannemer niet komt opdagen?

NL Ch1 2.png

PRINCE2 behandelt de planning, delegatie, monitoring en controle van deze zes project variabelen (performance targets). De PMBoK gebruikt de term “6 competing Project Constraints”.

PRINCE2 Structuur (Elementen)

Het PRINCE2 handboek bepaalt dat de PRINCE2 methode bestaat uit 4 hoofdonderdelen en PRINCE2 spreekt over Elementen (of Geïntegreerde Elementen). Deze elementen zijn: Principes, Thema’s, Processen en het ‘Op maat maken’. U kan de structuur van dit handboek gebruiken om ze te onthouden. Eerst zijn er de Principes, dan de Thema’s, dan de Processen en als laatste, ook het laatste hoofdstuk, het ‘Op maat maken‘.

4 elements NL Ch1 3.png

PRINCE2 structuur

  • Principes: PRINCE2 bepaalt dat elk project bestaat uit 7 PRINCE2 principes (in andere woorden, “best practices” of goede project karakteristieken).
  • Thema’s: Thema’s beantwoorden de vraag welke thema’s doorlopend moeten worden behandeld gedurende het project, vb. business case, organisatie, kwaliteit en wijziging.
  • Processen: Processen geven informatie over de activiteiten die worden uitgevoerd gedurende het project en over wie deze uitvoert. Processen antwoorden ook op de vraag “Welke producten zijn gecreëerd en wanneer?”
  • Tailoring/ ‘op maat maken’: ‘Tailoring’ beantwoordt een van de belangrijkste vragen van een projectmanager, “Hoe pas ik het best PRINCE2 toe op mijn project of in mijn omgeving?”

Voordelen van het gebruik van PRINCE2

Zoals u waarschijnlijk al verwacht, zijn er veel voordelen aan het gebruik van een projectmanagementmethode; dit geldt ook voor PRINCE2. Ik som ze hieronder op. U hoeft deze niet te kennen, maar het is goed dat u zich ervan bewust bent. Ik zal ook enkele voorbeelden geven ter verduidelijking.

  • Voordeel 1: Best practice: PRINCE2 wordt meer dan 30 jaar gebruikt in vele duizenden projecten en blijft leren van deze projecten. Al de feedback, suggesties, inspiratie van andere methodes en discussies hebben ertoe geleid dat PRINCE2 een best practice is geworden.
  • Voordeel 2: PRINCE2 kan worden gebruikt voor elk soort project. Met andere woorden PRINCE2 kan worden gebruikt voor kleine projecten als het organiseren van een meeting tot enorm grote projecten als het organiseren van een verkiezing of een conferentie, het bouwen van een brug, het ontwerpen van een IT-systeem.
  • Voordeel 3: PRINCE2 voorziet een structuur voor rollen en verantwoordelijkheid (hiernaar wordt verwezen als “Rollen en Verantwoordelijkheid”). Al de personen in een Projectteam moeten weten wat er van hun wordt verwacht. Dit is zelfs belangrijker voor de Projectmanagers omdat zij als opdracht hebben te controleren dat alle taken worden uitgevoerd zoals overeengekomen.
  • Voordeel 4: PRINCE2 heeft een productgerichte aanpak; dit betekent dat een product goed gedefinieerd moet zijn bij de start van een project en dat dit kenbaar wordt gemaakt aan alle stakeholders. Dit heeft als resultaat dat iedereen hetzelfde idee heeft over waar men werkt, wat er wordt verwacht als eindproduct.
  • Voordeel 5: PRINCE2 gebruikt Management bij Uitzondering. Dit zorgt ervoor dat de Projectmanager alle problemen die zich in een project voordoen, kan aanpakken tot op het moment dat deze een bepaald niveau van tolerantie overschrijden. Vanaf dit moment worden ze een ‘uitzondering’. Het probleem moet dan worden aangepakt door de volgende managementlaag. We kunnen zeggen dat Management bij Uitzondering de hogere managementlaag toelaat om de lagere managementlaag te besturen.
  • Voordeel 6: PRINCE2 blijft de haalbaarheid van een project vanuit het Business Case-standpunt beoordelen en dit gedurende de volledige levenscyclus van het project. Als bijvoorbeeld op een bepaald punt in het project de verwachte ROI niet langer waarschijnlijk is, dan moet het project worden stopgezet.

Andere voordelen zullen duidelijk worden verderop in dit handboek.


Wat doet een Projectmanager?

U hebt misschien al een goed beeld van wat een Projectmanager doet, maar vaak nemen Projectmanagers echter een heleboel taken op in een poging het project op de rails te houden. Dit lijkt op het eerste zicht misschien een goed idee, maar het zal ertoe leiden dat ze uiteindelijk het project niet meer kunnen managen op lange termijn.

Laat ons beginnen bij het begin. Wanneer een project opgezet wordt, moet er een Projectplan worden opgemaakt. Dit is normaal gezien een van de eerste taken van een Projectmanager wanneer een project van start gaat. Men maakt een plan met de hulp van specialisten. Dit proces bevat taken als het leiden van een planningsworkshop, het definiëren van producten, activiteiten en afhankelijkheden, het inschatten van benodigde middelen, het inplannen van activiteiten en het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden.

Het hoofddoel voor een Projectmanager is erop toezien dat het project verloopt volgens plan. Ze kijken de uitgevoerde taken na, doen de aftekening, bevestigen dat de opeenvolgende taken kunnen starten etc. Met andere woorden, een Projectmanager gaat na of een project volgens het Projectplan verloopt. Ik zal deze zin herhalen in het geval dat u ooit op een dag in een lift staat en iemand vraagt wat voor werk u doet. U kan dan antwoorden: “Ik ga na of het werk verloopt volgens het projectplan”.

De 6 variabelen/ prestatiedoelstellingen monitoren

De Projectmanager zal ook constant de zes variabelen monitoren die we hebben besproken en deel zijn van elk project. Dit zijn Tijdsschema, Kosten, Kwaliteit, Scope, Benefits en Risico.

Omgaan met problemen

Het is ook de taak van de Projectmanager om te gaan met problemen wanneer deze zich stellen. In geval van kleine problemen kan de projectmanager ervoor opteren ze zelf op te lossen (vb. een leverancier een dag langer laten werken om het probleem op te lossen en het project terug op schema te krijgen). Als er zich een probleem voordoet dat boven het afgesproken tolerantieniveau dreigt gaan, dan kan de Projectmanager het probleem escaleren naar de Stuurgroep.

Versnellen van het project

Een andere taak van de Projectmanager die soms vergeten wordt, is nagaan of er opportuniteiten zijn die het project kunnen versnellen en de kosten kunnen drukken.

Verder beveel ik Projectmanagers aan om tijd te spenderen aan het definiëren van de rollen en verantwoordelijkheden bij de start van het project en hierbij te zoeken naar overeenstemming. Afhankelijk van het bedrijf, zal u goede soft skills nodig hebben om dit te doen, maar het zal ongetwijfeld het project ten goede komen. Het zal ook voorkomen dat sommige stakeholders hun werk en verantwoordelijkheden doorschuiven naar de Projectmanager.


PRINCE2 Foundation examen & syllabus

Hieronder vindt u meer informatie over het PRINCE2 Foundation examen.

  • Tijd: 1 uur
  • Vragen: 75 vragen
  • Type: Multiple choice
  • Vereiste score: 50% vereiste score (I didn’t understand if this is the amount of people passing the exam or the amount of points needed to pass the exam)
  • Boek: Het is niet toestaan het PRINCE2 handboek te gebruiken tijdens het Foundation examen

Het PRINCE2 Foundation level tracht te meten of een kandidaat kan optreden als een geïnformeerd lid van een projectmanagement team in een project dat de PRINCE2 methode gebruikt in een omgeving die PRINCE2 ondersteunt. Daarom zal de kandidaat moeten laten zien dat hij de structuur en terminologie van de methode begrijpt.

Referentie