Themes

Uit PRINCE2 wiki Nederlands
Ga naar: navigatie, zoeken

Dit artikel is ook beschikbaar in Engels, Spaans, Portuguees, Frans, Pools, Italienisch, Russisch.

PRINCE2 bepaalt dat thema’s delen zijn van een project die continu worden behandeld gedurende de levenscyclus van een project. Een betere manier om dit uit te leggen is de volgende: thema’s zijn kennisgebieden, elk thema verstrekt kennis (hoe ermee om te gaan) over een specifiek aspect van projectmanagement, zoals business case, plannen, kwaliteit, etc.

Beschouw de volgende vragen:

Vraag: Welke activiteiten zal u ondernemen bij de start van het project om het op te zetten, te definiëren, te monitoren en te onderhouden gedurende de levenscyclus van het project?

Antwoord: Het antwoord op deze vraag zullen steeds thema’s zijn.

  • We hebben een business case nodig om de reden vast te leggen waarom het project wordt gedaan en na te gaan of hier nog steeds aan voldaan is. Dit wordt behandeld in het thema business case.
  • We moeten weten wie, wie is; wat ze doen en wat hun verantwoordelijkheden zijn. Dit wordt behandeld in het thema organisatie.
  • We moeten een product beschrijving en een projectplan ontwikkelen om het project te leiden en de producten te produceren. Dit wordt behandeld in het thema plannen.
  • We moeten opvolgen hoe de bedoelde producten met de verwachtingen van de gebruikers overeenkomen, daarna moeten we vastleggen dat de gebruikers de producten kunnen gebruiken zoals verwacht. Dit wordt behandeld in het thema kwaliteit.
  • We hebben ook een manier nodig om risico te evalueren en managen. Dit wordt behandeld in het thema risico.

Onthoud dat thema’s activiteiten zijn die men doet bij de start van het project om het op te zetten en daarna gebruikt om het project te monitoren en onderhouden. We kunnen zeggen dat thema’s een soort handleiding vormen over hoe alles zou moeten lopen tijdens het project.

Thema’s zouden moeten worden op maat gemaakt om te passen bij het project waar u aan werkt. Dit zal afhangen van het project en de omgeving waarin u werkt. Bijvoorbeeld, als u een maancapsule bouwt, dan zal u maar één kans hebben om alles juist te doen, hier zal dus het thema kwaliteit en risico zeer gedetailleerd moeten worden uitgewerkt.

Thema: Business Case

De business case beantwoord vragen als:

  • Waarom doen we dit project?
  • Wat zijn de zakelijke redenen?
  • Wat zijn de benefits voor de organisatie?

Het thema business case beschrijft ook hoe men de business case moet definiëren. Het zal dus mogelijk zijn om na te gaan of er een degelijke business case is bij de start van het project en of de business case nog steeds de vooropgestelde waarde heeft tijdens het project. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het opstellen van de business case. Het document kan uiteraard wel worden geschreven door, of met de hulp van, anderen. Bijvoorbeeld, de opdrachtgever kan iemand van het financieel departement betrekken om hem bij te staan bij het verzamelen van de financiële informatie.

Het project mandaat document bevat een deel van de informatie voor de business case. Dit wordt verder uitgewerkt bij de start van het project tot een overzicht van de business case en zal deel worden van het projectvoorstel. Het wordt nog verder uitgewerkt tot een apart business case document dat deel wordt van de PID.

Thema: Organisatie

Het thema organisatie beantwoord volgende vragen:

  • Wie is wie in het project?
  • Wie sponsort het project?
  • Wie is verantwoordelijk voor de business case?
  • Wie vertegenwoordigt de gebruikers en leveranciers?
  • Wat zijn de exacte rollen en verantwoordelijkheden?
  • Wie is de projectmanager?

Een goede manier om dit te onthouden is de volgende vraag: “Wat zijn de regels omtrent inzet?” Het thema organisatie voorziet informatie over het projectmanagementteam, zijn structuur en verantwoordelijkheden. Een PRINCE2 project is gebaseerd op een klant/leverancier omgeving. Eén partij is de klant, deze zal de gewenste resultaten van het project specifiëren en waarschijnlijk ook het project betalen. De andere partij is de leverancier, deze zal de middelen voorzien, het werk uitvoeren en de gevraagde resultaten leveren.

PRINCE2 bepaalt dat een succesvol project(management)team volgende aspecten zou moeten hebben:

  • Een vertegenwoordiging systeem voor zowel business, gebruiker als leverancier.
  • Gedefinieerde rollen voor het sturen, managen en afleveren van het project.
  • Een effectieve strategie om communicatiestromen van en naar stakeholders te managen.


Thema: Kwaliteit

Het thema kwaliteit beantwoord volgende vragen:

  • Welk kwaliteitslevel moet het product behalen op het einde van het project zodat het kan gebruikt worden als bedoeld, of met andere woorden, geschikt is voor gebruik?
  • Wat kunnen we ondernemen om de kwaliteit tijdens het project na te gaan en er zeker van te zijn dat het project het vereiste kwaliteitslevel bereikt?

Dit thema zorgt dat de kwaliteitsvereisten worden vastgelegd. De PRINCE2 benadering van kwaliteit bestaat erin zo snel mogelijk de focus te leggen op producten. Men stelt het verwachte kwaliteitslevel van de producten die worden geproduceerd in vraag, en documenteert dit in de projectbeschrijving.

Het kwaliteitsmanagementstrategie document wordt gebruikt om te bepalen hoe ‘kwaliteit’ zal worden georganiseerd in een project. Bijvoorbeeld, standaarden die moeten worden toegepast en de verschillende verantwoordelijkheden voor de vereiste kwaliteitslevels tijdens het project.

Thema: Plannen

Dit thema beantwoord vragen als:

  • Hoe pakt men de ontwikkeling van het projectproduct aan?
  • Wat zijn de betrokken stappen?
  • Hoe doet men de product-gebaseerde planning?
  • Welke kwaliteit moet worden gehaald?
  • Hoeveel zal het kosten?
  • Wat is de vereiste mate van detail voor elk plan?
  • Wie van de organisatie is betrokken en wat is hun verantwoordelijkheid?
  • Wat moet wanneer zijn afgerond?
  • Wie moet een kopie van de plannen krijgen?

Een PRINCE2 plan is niet enkel een Gantt-grafiek; het is veel uitgebreider dan dat. Het is een document dat beschrijft hoe, wanneer en door wie een specifieke target of verzameling van targets moet worden bereikt. Deze targets bevatten projectproducten, termijnen, kosten, kwaliteit en benefits. Zo’n plan bevat heel wat tekst om uit te leggen wat er zal gebeuren.

Het projectplan wordt geüpdatet op het einde van elke fase, zo laat men zien wat er is gebeurd, welke producten tot nu toe zijn ontwikkeld en wat het plan is voor de volgende fase. Het projectplan is als het ware een geüpdate foto van de status van het project dat kan worden vergeleken met het referentie projectplan om te kijken hoe goed het project vooruitgaat.

U zal leren over de verschillende levels van plannen: (a) het projectplan, een overkoepelend plan dat meestal gebruikt wordt door de projectboard; (b) het faseplan, dat dienst doet als een dagelijks plan voor de projectmanager; en (c) het teamplan, dat wordt gebruikt door de teammanager.

Thema: Risico

Elk project is uniek omdat het steeds minstens één nieuw element bevat. Dit zorgt dat er steeds een stuk risico is verbonden aan elk project.

Dit thema probeert volgende informatie te achterhalen:

  • Wat zijn de risico’s?
  • Wat als het risico werkelijkheid wordt?
  • Hoe kan risico worden geïdentificeerd, geanalyseerd en gedocumenteerd?
  • Hoe kan de kans dat het risico zich voordoet worden beïnvloed?
  • Hoe kan het risico worden gemanaged en gemonitord tijdens het project?

Risico is een onzekere gebeurtenis of verzameling van gebeurtenissen die als ze voorkomen, een positieve of negatieve impact op het project hebben. Het woord bedreiging wordt gebruikt om risico te beschrijven dat een negatieve impact heeft op de projectdoelstellingen. Men spreekt over een kans wanneer men het over risico heeft dat een wenselijke impact heeft op de projectdoelstellingen.

Men moet risico zien als iets dat een impact heeft op een projectdoestelling eerder dan op het project zelf. Met ander woorden, een risico heeft impact op wat het project wenst te bereiken. Risicomanagement verwijst naar de procedure om risico’s te identificeren, op te volgen en te beoordelen. Verder verwijst het naar de planning en hoe men kan reageren op deze risico’s. Het risicomanagementstrategie document beschrijft de specifieke risicomanagementtechnieken.

Thema: Wijziging

Alle projecten zullen met issues te maken krijgen, de meeste zullen ook aanvragen krijgen i.v.m. wijzigingen van vereisten. Het thema wijziging behandelt de vraag: “Wat is de impact van deze issue?”

Daarom beschrijft dit thema: (1) hoe projecten deze issues en aanvragen kunnen onderzoeken, (2) hoe men erop moet reageren en (3) hoe men ze kan managen. Al deze issues en wijzigingen kunnen een directe impact hebben op het oorspronkelijke projectplan. Met elke voorgestelde wijziging moet correct worden omgegaan. Alle projecten hebben een goed issue- en wijzigingsmanagement nodig dat identificatie, beoordeling en controle van issues behandelt.

Issues en wijzigingscontrole gebeuren tijdens de volledige levenscyclus van het project. Onthoud, het doel is niet om wijziging te voorkomen maar om een akkoord te bereiken over de wijzigingen en ze goed te keuren voor ze effectief worden doorgevoerd. Het thema wijziging dekt ook configuration management. Elk project heeft een configuration management systeem nodig dat producten, isuues en wijzigingen opvolgt. Het configuration management strategy document beschrijft hoe met issues en wijzigingen zal worden omgegaan in het project.

Het beantwoordt vragen als:

  • Hoe moeten producten worden gepland, geïdentificeerd, gecontroleerd en geverifieerd?
  • Hoe moet er met issues en wijzigingen worden omgegaan?
  • Welke hulpmiddelen zullen er worden gebruikt (bv. SharePoint, Niku Clarity, Shared Drive)?
  • Welke data moet worden bijgehouden van elk product (bv. Product beschrijving, configuration item dossiers, etc.)?

Thema: Voortgang

Tijdens de projectlevenscyclus, moet het project worden gemonitord. Er moeten hoofdpunten- en faserapporten worden geschreven om te laten zien hoe het project vooruitgaat ten opzichte van het vooropgestelde plan. Controles moeten worden uitgevoerd om zeker te zijn dat het escalatie proces goed verloopt. Het is nodig om gedurende de hele levenscyclus van het project te evalueren of het project moet worden stopgezet of kan worden voortgezet.

Dit thema behandeld daarom volgende onderwerpen:

  • Hoe het project zal worden gecontroleerd;
  • Wanneer men zal rapporteren;
  • Waar het project staat t.o.v. het vooropgestelde plan; en
  • Is het project nog rendabel?

Het doel van het thema vooruitgang kan worden uitgelegd in drie delen:

  • Vastleggen hoe de werkelijke verwezenlijkingen zullen worden opgevolgd en vergeleken met de geplande.
  • Een voorspelling vastleggen voor de doelstellingen en voortdurende rentabiliteit
  • In staat zijn om ontoelaatbare afwijkingen te kunnen controleren.

Met anderen woorden, voortgang gaat over het opvolgen van de ontwikkelingen van het project in vergelijking met het vooropgestelde plan, nakijken van de rentabiliteit van het project en het controleren van afwijkingen. Controle heeft alles te maken met het maken van beslissingen en staat centraal in projectmanagement, dit om te verzekeren dat het project rendabel blijft t.o.v. zijn goedgekeurde business case.

Referentie